Kebanyakan pemilik PKS di Malaysia yang saya jumpa bukan kurang semangat. Mereka kurang masa. Tauke kopitiam yang mahu buka cawangan kedua, klinik yang mahu buka pada hari Ahad, pusat tuisyen yang merancang cawangan baharu. Hampir semuanya beritahu saya perkara yang sama: “Saya tak ada masa nak kembangkan bisnes, sibuk sangat uruskan kedai.”
Bila kami senaraikan apa sebenarnya maksud “uruskan kedai”, sebahagian besarnya ialah menyalin, menampal, mengira, mengingatkan, mengejar dan menjawab soalan yang sama buat kali keempat puluh minggu itu. Kerja yang komputer boleh buat sementara anda tidur.
Ini artikel gambaran keseluruhan untuk siri enam bahagian tentang automasi perniagaan kecil di Malaysia. Di bawah ialah sepuluh kerja manual yang paling kerap saya lihat dalam F&B, runcit, klinik, hartanah, pusat tuisyen, logistik dan perniagaan servis. Untuk setiap satu: bagaimana ia dibuat hari ini, lebih kurang berapa jam sebulan ia makan, berapa kosnya dalam ringgit, dan bagaimana rupanya selepas diautomasikan.
Bayangkan esok pagi anda bangun dan sudah ada mesej WhatsApp yang memberitahu jualan semalam bagi setiap cawangan, invois mana yang sudah dibayar malam tadi, pelanggan mana yang sudah sahkan temujanji, dan produk mana yang hampir habis. Tiada sesiapa dalam pasukan anda yang menaipnya. Ke situlah arah siri ini.
Cara saya mengira kosnya
Saya gunakan satu gaji ilustrasi sepanjang artikel: pekerja yang bergaji RM 2,500 sebulan bersamaan lebih kurang RM 15 sejam. Angka ini belum termasuk KWSP, PERKESO dan kerja lebih masa, jadi angka sebenar lebih tinggi. Jumlah jam ialah anggaran untuk perniagaan biasa dengan satu premis atau pasukan lima hingga lima belas orang. Perniagaan anda mungkin separuh, atau dua kali ganda.
Dan banyak kerja ini bukan dibuat oleh pekerja RM 2,500. Ia dibuat oleh anda, pemiliknya, pada pukul 11 malam. Sejam masa anda bernilai jauh lebih daripada RM 15.
1. Menjawab soalan WhatsApp yang sama sepanjang hari
Bagaimana ia dibuat hari ini. “Bos, masih buka?” “Set lunch berapa?” “Ada parking?” “Boleh hantar ke Puchong?” “Unit tu masih ada?” Setiap perniagaan di Malaysia bergantung pada WhatsApp, dan kebanyakan mesej ialah lima belas soalan yang sama, cuma ditanya dengan ayat yang sedikit berbeza. Seseorang dalam pasukan anda, atau anda sendiri, berhenti daripada kerja yang sedang dibuat untuk menaip jawapan. Sekali lagi.
Jam dan kos. Untuk kedai atau klinik yang sibuk, 90 minit sehari memang biasa. Dalam 26 hari bekerja, itu lebih kurang 40 jam sebulan, atau sekitar RM 600. Lebih teruk, balasan yang lambat selepas waktu kerja menghantar prospek terus kepada pesaing.
Versi automatik. Balasan automatik yang mengenal pasti soalan biasa dan terus menjawab dengan jawapan yang betul, senarai harga, pin lokasi atau pautan tempahan, 24 jam sehari. Apa-apa yang ia tidak faham diserahkan kepada manusia, dengan perbualan yang sudah dilabel. Saya terangkan cara ia berfungsi dalam artikel seterusnya, automasi WhatsApp untuk perniagaan Malaysia, dan bahagian API dalam panduan kos WhatsApp Business API saya (dalam bahasa Inggeris).
2. Menyalin pesanan ke dalam Excel
Bagaimana ia dibuat hari ini. Satu pesanan masuk melalui WhatsApp, satu lagi di Shopee, satu melalui Google Form, satu lagi melalui telefon. Di hujung hari, seseorang menaip setiap satu ke dalam spreadsheet, kemudian menaipnya sekali lagi ke dalam aplikasi penghantaran atau templat invois.
Jam dan kos. Sejam sehari memang biasa untuk perniagaan yang terima 30 hingga 60 pesanan. Itu 26 jam sebulan, sekitar RM 390, belum termasuk kos salah taip dan salah hantar.
Versi automatik. Setiap pesanan, dari setiap saluran, masuk secara automatik ke dalam satu sheet atau pangkalan data dengan semua medan sudah diisi. Rekod yang sama mencetuskan invois, tempahan penghantaran dan pengesahan kepada pelanggan.
3. Mengejar invois yang belum dibayar
Bagaimana ia dibuat hari ini. Hujung bulan. Seseorang menyemak penyata bank baris demi baris dengan senarai invois, kemudian menghantar mesej “Hi bos, sekadar peringatan mesra…” yang janggal satu demi satu. Ada pelanggan dikejar tiga kali; ada yang langsung terlupa.
Jam dan kos. Lebih kurang 12 jam sebulan, kira-kira RM 180 dari segi masa. Kos sebenar ialah aliran tunai. Pelanggan yang lambat bayar sebenarnya meminjam wang anda secara percuma.
Versi automatik. Peringatan yang sopan dan konsisten dihantar secara automatik 3 hari sebelum tarikh akhir, pada hari itu, dan 7 hari selepasnya, setiap satu dengan pautan pembayaran. Bila bayaran masuk, invois ditanda sudah dibayar dan peringatan berhenti. Anda terima senarai tertunggak setiap minggu untuk panggilan yang memang perlukan manusia.
4. Mengira jualan harian
Bagaimana ia dibuat hari ini. POS kata satu angka, tablet GrabFood kata angka lain, kedai dalam talian ada papan pemuka sendiri, dan wang tunai ada dalam laci. Setiap malam seseorang menjumlahkan semuanya, ambil gambar ringkasan tulisan tangan dan hantar kepada bos. Ada dua atau tiga cawangan? Darabkan.
Jam dan kos. 40 hingga 45 minit sehari, termasuk hujung minggu, lebih kurang 20 jam sebulan, kira-kira RM 300 pada kadar gaji pekerja. Kalau anda sendiri yang buat, kos sebenarnya jauh lebih tinggi.
Versi automatik. Laporan yang menarik data dari setiap sistem dan menghantar dirinya sendiri ke WhatsApp anda: jualan setiap cawangan, setiap saluran, item terlaris, dan perbandingan dengan minggu lepas. Setiap hari, atau setiap jam semasa waktu berniaga. Ini begitu popular sehingga artikel ke-4 dalam siri ini khusus tentangnya: laporan jualan WhatsApp setiap jam.
5. Menghantar peringatan temujanji
Bagaimana ia dibuat hari ini. Klinik, salun, bengkel kereta, pusat tuisyen, tinjauan hartanah. Malam sebelumnya, seorang pekerja menyemak senarai dan menghantar peringatan kepada setiap pelanggan, kemudian mengemas kini buku temujanji secara manual bila pelanggan minta tukar masa.
Jam dan kos. Lebih kurang 30 minit sehari, jadi 15 jam sebulan, sekitar RM 225. Kerugian lebih besar ialah pelanggan yang tidak datang. Satu kerusi pergigian yang kosong lebih mahal daripada sebulan kerja menghantar peringatan.
Versi automatik. Peringatan dihantar secara automatik 24 jam dan 2 jam sebelum temujanji, dengan butang untuk sahkan atau tukar masa. Pengesahan terus mengemas kini kalendar. Pembatalan membuka slot untuk senarai menunggu.
6. Menyelaraskan kiraan stok di semua platform
Bagaimana ia dibuat hari ini. Anda menjual produk yang sama di kedai, di Shopee, Lazada, TikTok Shop dan laman web sendiri. Setiap platform ada angka stok sendiri, dikemas kini secara manual lebih kurang sekali sehari. Di antaranya, anda terlebih jual, minta maaf, batalkan pesanan dan rosakkan penarafan penjual anda.
Jam dan kos. Untuk peruncit dengan beberapa ratus SKU, 20 jam sebulan, kira-kira RM 300, ditambah bayaran balik akibat terlebih jual.
Versi automatik. Satu kiraan stok induk. Bila sesuatu terjual di mana-mana, semua saluran lain dikemas kini dalam beberapa minit. Bila sesuatu item jatuh di bawah paras yang ditetapkan, anda terima amaran atau draf pesanan belian untuk pembekal. Menyambungkan sistem yang tidak saling berhubung ialah topik artikel ke-3: cara menyambungkan aplikasi perniagaan anda.
7. Menyalin mesej antara kumpulan WhatsApp
Bagaimana ia dibuat hari ini. Satu pesanan masuk dalam kumpulan jualan. Seseorang memajukannya ke kumpulan dapur, kumpulan penghantaran, kemudian kumpulan bos. Syarikat logistik buat perkara sama dengan tugasan, ejen hartanah dengan senarai unit. Setiap kali dimajukan, ada peluang untuk tertinggal satu.
Jam dan kos. Sedikit-sedikit lama-lama jadi bukit: lebih kurang 10 jam sebulan, sekitar RM 150. Kos sebenar ialah kesilapannya, iaitu pesanan yang dapur tidak pernah nampak.
Versi automatik. Mesej dihalakan secara automatik mengikut peraturan. Pesanan baharu terus dihantar ke pasukan yang betul dengan butiran yang betul, dan kemas kini status mengalir kembali.
8. Menyediakan dan menghantar sebut harga
Bagaimana ia dibuat hari ini. Pelanggan tanya harga. Seseorang buka sebut harga bulan lepas dalam Word, tukar nama, kemas kini item, kira semula jumlah (harapnya termasuk SST dengan betul di tempat yang berkenaan), simpan sebagai PDF dan hantar melalui WhatsApp. Lepas itu tiada siapa buat susulan.
Jam dan kos. Untuk perniagaan servis atau kontraktor yang menghantar 30 hingga 40 sebut harga sebulan, mudah sahaja mencecah 16 jam, kira-kira RM 240. Dan sebut harga tanpa susulan akan mati begitu sahaja.
Versi automatik. Pilih item daripada borang ringkas, dan sebut harga PDF berjenama dengan harga yang betul dijana, dihantar kepada pelanggan dan direkodkan. Tiada balasan dalam tiga hari akan mencetuskan susulan mesra. Bila pelanggan setuju, sebut harga itu jadi invois dengan satu klik.
9. Kehadiran dan jadual kerja pekerja
Bagaimana ia dibuat hari ini. Pekerja punch in dengan swafoto dalam kumpulan WhatsApp, kad perakam waktu kertas, atau langsung tidak. Hujung bulan, seseorang mengira jam kerja, lewat dan kerja lebih masa untuk gaji secara manual. Jadual kerja pula ada dalam kepala seseorang atau dalam gambar papan putih.
Jam dan kos. Lebih kurang 10 jam sebulan, kira-kira RM 150 untuk pasukan sepuluh hingga lima belas orang, ditambah pertengkaran tentang jam siapa yang betul.
Versi automatik. Pekerja daftar masuk melalui kod QR atau pautan dengan lokasi. Jam kerja, lewat dan kerja lebih masa dikira secara automatik dan dieksport untuk gaji. Setiap orang terima jadual mingguan di WhatsApp, dan permintaan tukar syif dibuat serta diluluskan di tempat yang sama.
10. Laporan media sosial dan iklan
Bagaimana ia dibuat hari ini. Sebulan sekali, seseorang log masuk ke Facebook, Instagram, TikTok dan Google, tangkap layar angka ke dalam spreadsheet, dan cuba faham kempen mana yang benar-benar membawa pelanggan. Selalunya ia dilangkau, dan bajet iklan berjalan ikut gerak hati.
Jam dan kos. Lebih kurang 8 jam sebulan, kira-kira RM 120, kalau dibuat pun. Kos lebih besar ialah berbelanja untuk iklan tanpa tahu yang mana berkesan.
Versi automatik. Papan pemuka langsung atau ringkasan WhatsApp mingguan yang menarik perbelanjaan, prospek dan jualan dari setiap platform ke satu paparan, termasuk kos setiap prospek dan kempen mana yang membawa jualan sebenar. Oleh sebab kami juga menjalankan iklan untuk pelanggan, yang ini kami selalu bina.
Ringkasan: berapa sebenarnya kos kerja manual anda
Inilah kesemua sepuluh, sebelah-menyebelah, pada kadar ilustrasi RM 15 sejam.
| # | Kerja manual | Anggaran jam / bulan | Anggaran kos / bulan |
|---|---|---|---|
| 1 | Menjawab soalan WhatsApp berulang | 40 | RM 600 |
| 2 | Menyalin pesanan ke Excel | 26 | RM 390 |
| 3 | Mengejar invois belum dibayar | 12 | RM 180 |
| 4 | Mengira jualan harian | 20 | RM 300 |
| 5 | Peringatan temujanji | 15 | RM 225 |
| 6 | Menyelaraskan stok di semua platform | 20 | RM 300 |
| 7 | Memajukan mesej antara kumpulan | 10 | RM 150 |
| 8 | Menyediakan dan menghantar sebut harga | 16 | RM 240 |
| 9 | Kehadiran dan jadual kerja | 10 | RM 150 |
| 10 | Laporan media sosial dan iklan | 8 | RM 120 |
| Jumlah | 177 jam | RM 2,655 |
177 jam sebulan lebih daripada seorang pekerja sepenuh masa. Perniagaan yang buat kesemua sepuluh secara manual sebenarnya membayar satu gaji tambahan untuk kerja robotik, belum dikira prospek yang terlepas dan kesilapan.
Perbandingan itulah cara kami menetapkan harga Staf AI kami. Setiap Staf AI buat satu kerja: Khidmat Pelanggan AI untuk kerja 1, Staf Pentadbiran AI untuk kerja 2 dan 7, Pembantu Akaun AI untuk kerja 3, Staf Laporan AI untuk kerja 4 dan 10, Pembantu Tempahan AI untuk kerja 5, Staf Inventori AI untuk kerja 6, dan Susulan Jualan AI mengejar sebut harga dalam kerja 8. Setiap satu dari RM 1,700 sebulan, sama dengan gaji minimum Malaysia, yuran persediaan RM 0, bekerja 24/7 dan melapor kepada anda di WhatsApp.
Tiada siapa yang buat kesemua sepuluh pada tahap paling teruk. Tetapi kalau anda kenal empat atau lima daripadanya, anda mungkin sedang melihat 60 hingga 100 jam sebulan, iaitu dua hingga tiga minggu bekerja. Untuk mengira angka ini dengan betul bagi perniagaan anda, artikel ke-6 menerangkan caranya: cara mengira ROI automasi perniagaan.
Yang mana perlu diautomasikan dahulu
Jangan cuba automasikan semuanya serentak. Semua orang akan rasa terbeban dan kembali semula ke Excel. Mulakan dengan satu atau dua, dapatkan hasil, kemudian bina daripada situ.
Untuk setiap kerja, tanya tiga soalan:
- Berapa kerap ia berlaku? Harian lebih penting daripada bulanan.
- Adakah ia menyentuh pendapatan secara langsung? Jualan yang terlepas dan pelanggan yang tidak datang lebih mahal daripada masa.
- Seberapa bersepah ia? Kerja dengan peraturan yang jelas (“kalau pelanggan tanya X, balas Y”) cepat diautomasikan. Kerja yang banyak memerlukan pertimbangan boleh dibuat kemudian.
Berdasarkan itu, inilah susunan yang saya cadangkan untuk kebanyakan PKS Malaysia:
| Keutamaan | Kerja | Sebab |
|---|---|---|
| Mula di sini | Balasan soalan lazim WhatsApp, peringatan temujanji | Harian, terus menjejaskan jualan dan pelanggan yang tidak datang, peraturan jelas |
| Seterusnya | Laporan jualan, peringatan invois | Memperbaik aliran tunai dan keputusan, mudah disemak |
| Kemudian | Rekod pesanan, penyelarasan stok, penghalaan mesej | Perlu sistem disambungkan, tetapi paling banyak menjimatkan menaip dan kesilapan |
| Selepas itu | Sebut harga, kehadiran, laporan iklan | Bernilai, tetapi kurang kerap atau perlu lebih banyak persediaan |
Perniagaan anda mungkin perlu menyusun semula. Peruncit yang menjual di empat marketplace mungkin patut dahulukan penyelarasan stok, kerana terlebih jual sedang merugikan mereka sekarang. Untuk jenis perniagaan anda yang khusus, artikel ke-5 ada idea automasi mengikut industri.
Semakan kendiri ringkas
Tandakan yang benar bagi perniagaan anda hari ini:
- Ada orang yang menjawab soalan WhatsApp yang sama lebih daripada 20 kali sehari
- Pesanan dari saluran berbeza ditaip ke dalam spreadsheet secara manual
- Anda tidak tahu jumlah jualan semalam sehingga ada orang beritahu
- Pelanggan selalu lupa temujanji atau tidak datang
- Anda pernah terlebih jual stok di marketplace dalam tiga bulan lepas
- Peringatan invois bergantung pada seseorang yang ingat untuk menghantarnya
- Pesanan atau tugasan dimajukan antara kumpulan WhatsApp secara manual
- Anda tidak pasti kempen iklan mana yang membawa pelanggan bulan lepas
Tiga tanda atau lebih bermakna automasi akan cepat membayar dirinya sendiri. Lima atau lebih, dan anda sedang membayar sekurang-kurangnya seorang pekerja untuk kerja berulang setiap bulan.
Apa yang automasi bukan
Ia bukan tentang menggantikan pekerja anda. Orang yang dulu habiskan dua jam sehari menaip pesanan kini boleh guna masa itu untuk menelefon semula prospek yang berminat atau melayan pelanggan yang datang ke kedai.
Ia bukan projek IT yang besar. Kebanyakan automasi yang berguna adalah kecil: satu aliran WhatsApp, beberapa alat yang disambungkan, satu laporan berjadual, dibina di sekitar alat yang anda sudah guna. Kalau anda sedang menimbang antara perisian khas sepenuhnya dan alat sedia ada, saya pernah tulis tentang pertukaran itu dalam perisian khas vs SaaS untuk PKS Malaysia (dalam bahasa Inggeris).
Ia bukan pasang dan lupakan. Harga, menu dan pekerja berubah, jadi automasi yang baik mesti mudah dikemas kini dan ada orang yang memantaunya. Sebab itulah Staf AI kami ialah susunan berterusan, bukan binaan sekali siap: kami memantau setiap satu dan membaiki sebarang masalah dalam 48 jam.
Ia mesti menghormati data pelanggan anda. Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia, anda bertanggungjawab atas cara data itu dikumpul, disimpan dan dikongsi. Simpan dalam sistem yang selamat dan berkawalan akses, kumpul hanya yang perlu, dan benarkan pelanggan memilih untuk berhenti menerima mesej. Jabatan Perlindungan Data Peribadi menerbitkan garis panduan rasmi.
Langkah seterusnya
Kalau anda nampak perniagaan anda dalam lebih daripada dua kerja di atas, inilah yang saya akan buat minggu ini:
- Pilih dua yang teratas menggunakan jadual keutamaan di atas.
- Catat masanya selama tiga hari. Anda mungkin dapati anggaran saya agak rendah.
- Tulis peraturannya. “Bila pelanggan tanya harga, kami hantar PDF menu.” “Peringatan dihantar malam sebelumnya pukul 8.” Peraturan yang jelas ialah 80% daripada sesuatu automasi.
- Bina sendiri, atau dapatkan bantuan. Bahagian mudah boleh dibuat sendiri; untuk beberapa sistem sekali gus atau WhatsApp dalam jumlah besar, bekerjasama dengan orang yang pernah membuatnya.
Di Mastrio Maju, ini sebahagian besar daripada kerja kami selain menjalankan iklan untuk PKS Malaysia. Staf AI untuk perniagaan Malaysia kami mengambil alih kerja seperti ini satu demi satu, dibina mengikut cara pasukan anda sudah bekerja. Anda tak perlu ambil seorang lagi pekerja, pekerja anda yang bagus dapat masa untuk kerja sebenar, dan Staf AI memberitahu anda apa yang sudah dibuat di WhatsApp, tanpa aplikasi baharu atau papan pemuka untuk dipelajari.
Soalan lazim
Apa itu automasi perniagaan untuk PKS Malaysia?
Automasi perniagaan bermakna menggunakan perisian untuk mengendalikan kerja berulang yang mengikut peraturan yang jelas, seperti menjawab soalan WhatsApp yang biasa, menghantar peringatan temujanji dan pembayaran, memindahkan pesanan dari satu sistem ke sistem lain, dan menghasilkan laporan jualan harian. Bagi PKS Malaysia, ia biasanya bukan satu sistem besar tetapi beberapa aliran kerja kecil yang saling bersambung, dibina di sekitar alat yang anda sudah guna seperti WhatsApp, Google Sheets, POS dan marketplace, supaya maklumat mengalir antara semuanya tanpa sesiapa perlu menaipnya secara manual.
Berapa jam yang boleh dijimatkan oleh perniagaan kecil dengan automasi?
Ia bergantung pada berapa banyak kerja manual biasa yang anda buat dan pada jumlah berapa, tetapi untuk perniagaan biasa dengan satu premis atau pasukan lima hingga lima belas orang, menjimatkan 40 hingga 100 jam sebulan daripada beberapa automasi pertama adalah realistik. Merentas kesemua sepuluh kerja dalam artikel ini, jumlah ilustrasinya lebih kurang 177 jam sebulan, lebih daripada seorang pekerja sepenuh masa. Catat masa kerja berulang utama anda selama beberapa hari untuk dapatkan angka anda sendiri.
Kerja mana yang patut saya automasikan dahulu?
Mulakan dengan sesuatu yang berlaku setiap hari, menyentuh pendapatan secara langsung dan mengikut peraturan yang jelas. Bagi kebanyakan perniagaan Malaysia, itu bermakna balasan WhatsApp untuk soalan biasa atau peringatan temujanji, kerana kedua-duanya berlaku setiap hari, kedua-duanya mengurangkan jualan yang terlepas atau pelanggan yang tidak datang, dan kedua-duanya cepat disediakan. Bila itu sudah berjalan lancar, teruskan dengan laporan jualan dan peringatan invois, kemudian barulah sambungkan pesanan dan stok di semua platform anda.
Adakah automasi akan menggantikan pekerja saya?
Berdasarkan pengalaman kami, tidak. Automasi membuang bahagian berulang dalam sesuatu kerja, seperti menyalin data, memajukan mesej dan menghantar peringatan yang sama lima puluh kali, tetapi ia tidak begitu baik dalam hal yang memerlukan pertimbangan, hubungan atau situasi luar biasa. Biasanya pekerja yang terperangkap dengan kerja pentadbiran dapat semula masa untuk khidmat pelanggan dan susulan jualan, dan pemilik tidak lagi menjadi punca semua perkara tersekat.
Selamatkah mengautomasikan proses yang menggunakan data pelanggan?
Boleh selamat, asalkan ia dibina dengan perlindungan data diambil kira dari awal. Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia, perniagaan anda bertanggungjawab atas cara maklumat pelanggan dikumpul, disimpan dan dikongsi, jadi sebarang automasi patut menggunakan sistem yang selamat dan berkawalan akses, mengumpul hanya data yang benar-benar diperlukan, mengawal siapa boleh lihat apa, dan memberi pelanggan cara mudah untuk berhenti menerima mesej automatik. Tanya mana-mana penyedia bagaimana mereka mengendalikan perkara ini sebelum anda bermula.
Ditulis oleh John, pengasas Mastrio Maju Sdn Bhd, agensi di Kuala Lumpur yang menjalankan iklan Meta, TikTok dan Google serta membina Staf AI dan perisian khas untuk PKS Malaysia. Jika anda nampak perniagaan anda dalam senarai ini, kami tawarkan audit automasi percuma selama 30 minit: kami lihat aliran kerja harian anda dan beritahu dengan jujur dua atau tiga kerja mana yang paling berbaloi diserahkan kepada Staf AI dahulu, dan lebih kurang berapa jam yang boleh dijimatkan. Tempah melalui WhatsApp.